راهنمای استقرار ERP مجموعه مطالبی است که به تناوب در وبلاگ پگاه آفتاب منتشر خواهد شد. در قسمت سوم به موضوع «مدیرت تغییر در فرایند استقرار ERP» می‌پردازیم.
وقتی پای باور در میان است شباهت نزدیکی میان دو پدیده‌ٔ ایمان به خدا و ایمان به «مدیریت تغییر» وجود دارد. ایمان به پروردگار را به عنوان بخشی از سلامت معنوی خود برگزیده‌ایم و ایمان به «مدیریت تغییر» را به عنوان عنصری لازم در سلامت پروژه‌ٔ استقرار ای‌آر‌پی – ERP. «مدیریت تغییر» تا حد زیادی مساله‌ای ایمانی است. چرا؟ چون دشوار است آن را به وضوح مشاهده کرد و یا به راحتی آمادگی برای تغییر را اندازه‌گیری کرد. با این وجود، سرمایه‌گذاری عاقلانه و اصولی در «مدیریت تغییر» می‌تواند آن را به یکی از مهم‌ترین بازیگران در موفقیت پروژه‌ٔ استقرار ای‌آر‌پی – ERP بدل کند.
اغلب ما در طول دوران شغلی، تغییرات را به روشی مدیریت کرده‌ایم که قبل از ما نیز به همین روش‌ها تغییرات را مدیریت می‌کرده‌اند. به عنوان مثال خیلی سریع یک روش خلاقانه دربارهٔ شرایط استخدام کارکنان درست کرده‌ایم. با این حال ای‌آر‌پی – ERP به قدری عظیم است و افراد زیادی با آن درگیر هستند که رویکرد‌‌های ساده چندان در مورد آن صدق نمی‌کند. به عنوان نمونه شما در مدیریت تغییرِ مربوط به استقرار ای‌آر‌پی – ERP نمی‌توانید با ساده‌ترین تصمیم، شروع به اخراج تعداد زیادی از کارکنانی بکنید که با پروژه‌ی استقرار همدل نیستند و انتظار داشته باشید که سازمان در یک روال درست به کار خود ادامه بدهد. تنها جایگزین منطقی، مدیریت درست نیرو‌ی انسانی است. حتی اگر کارمندان شما نگاه مثبتی به ای‌آر‌پی – ERP ندارند شما باید آن‌ها را به مسیری راهنمایی کنید که دست کم تغییر را بپذیرند و استدلال کسب و کار برای این تغییر را درک کنند.
اما اصلاً «مدیریت تغییر» چیست؟ آیا مدیریت تغییر به فرایندی از مدیریت سازمان اشاره می‌کند که باعث خواهد شد بدنه‌ٔ سازمان عضو پیوندی (در اصل همان ای‌آر‌پی – ERP) را پس نزند؟ وقتی با عبارت «مدیرت تغییر» روبرو می‌شویم فکر می‌کنیم این یک امر حسی صرف است. اما کافی است شروع به نوشتن گام‌های «مدیریت تغییر» (گام‌هایی شامل پنج مرحله که به منظور آماده سازی موفق افراد برای پذیرش تغییر تدوین می‌شود) کنیم تا متوجه شویم که چیزی دربارهٔ نوع تغییری که می‌خواهیم ایجاد کنیم و چگونگی انجام تغییر نمی‌دانیم. اما خبر خوب و شاید مهم‌ترین نکته‌ای که باید به خاطر بسپاریم این موضوع است: فرایندی که افراد طی آن به موضوعی باور پیدا می‌کنند و به باورشان حول آن موضوع قالب می‌‌بخشند؛ فرایندی قابل پیشبینی و پیادار است. در این موارد قابل پیشبینی با مدیریتِ زمان‌بندی و محتوا، می‌توان مشکلات پیش رو را که ناشی از اعمال تغییرات در مقیاسی به بزرگی ای‌آر‌پی – ERP است را تا حد زیادی کاهش داد. اگر برای بار اول است که به طور عملی در حال تلاش برای یک مدیریت تغییر هستید احتمالاً باید برای گذراندن یک دورهٔ آموزشی متقبل هزینه شوید و یا مشاوری در کنار خودتان استخدام کنید. این باعث خواهد شد که روند تغییرات با ثبات و موثر طی شود.
🔸مدیریت تغییر یکی از گام‌های مهم در استقرار موفق ERP است.
🔸 تردیدی نیست که ERP یک پروژه‌ٔ کاملاً فنی است که به یک طراحی هوشمندانه، منطقی یکپارچه و ریاضیاتی پیچیده احتیاج دارد.
🔸 مهم نیست راهکار شما تا چه اندازه مطمئن باشد؛ ERP تنها هنگامی می‌تواند با موفقیت استقرار یابد که نیروهای موثر در استقرارERP، آن را همان‌‌طور که طراحی شده بپذیرند و از آن استفاده کنند. و تمام این‌ها بدون اعمال یک مدیریت تغییرِ موثر عملیاتی نخواهد شد.
🔸 در تصویر پایین پنج گامِ حیاتی در مسیر مدیریت تغییر را مرور کرده‌ایم.
پنج گام حیاتی مدیریت تغییر در استقرار ERP
پنج گام حیاتی برای پیمودن مسیر تغییر به این شرح است: ۱. شناسایی افرادی که تحت تاثیر تغییرات قرار خواهند گرفت. (تعداد این افراد بیش‌تر از آن چیزی خواهد بود که حدس زده بودید.) ۲. برقراری ارتباط با این گروه برای این‌که آن‌ها را متوجه تحولات آتی کنید ۳. ارائهٔ دلایل قانع‌کننده به این گروه دربارهٔ ضروری بودن پروژه استقرار ای‌آر‌پی – ERP ۴. صحبت کردن در مورد این که آن‌ها چگونه باید رفتار کنند تا منجر به موفقیت پروژه شود و ۵. تکرار مداوم گام‌های ۲ تا ۴.
اگر حس می‌کنید که بیش از حد در حال ارتباط برقرار کردن با گروهِ تحت تاثیرِ تغییرات پس از استقرار ای‌آر‌پی – ERP هستید و اگر حس می‌کنید که افرادتان به دلیل شنیدن چندین بارهٔ توضیحات شما به خوبی قادر به ارائهٔ همان توضیحات هستند؛ بدانید که درست در نقطه‌ای قرار دارید که باید باشید.
تردیدی نیست که ای‌آر‌پی – ERP یک پروژه‌ی کاملاً فنی است که به یک طراحی هوشمندانه، منطقی یکپارچه و ریاضیاتی پیچیده احتیاج دارد. با تمام این‌ها مهم نیست راهکار شما تا چه اندازه مطمئن باشد؛ ای‌آر‌پی – ERP تنها هنگامی می‌تواند با موفقیت استقرار یابد که نیروهای موثر در استقرار ای‌آر‌پی – ERP ، آن را همان‌‌طور که طراحی شده بپذیرند و از آن استفاده کنند. و تمام این‌ها بدون اعمال یک مدیریت تغییرِ موثر عملیاتی نخواهد شد.
قسمت دوم: انتخاب مشاوران استقرار
قسمت اول: انتخاب تامین‌کنندهٔ ERP
