مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) رویکردی ساختارمند برای بهبود فرایندهایی است که سازمان‌ها از آنها برای انجام کارها، خدمت به مشتریان خود و خلق ارزش تجاری از آنها استفاده میکنند. فرایند کسب و کار فعالیت یا مجموعه‌ای از فعالیت‌ها است که به تحقق اهداف سازمان مانند افزایش سود یا افزایش تنوع نیروی کار کمک میکند. BPM روش‌های مختلفی برای بهبود فرایندهای کسبوکار را بکار می‌گیرد، از تجزیه‌وتحلیل فرایند، مدلسازی نحوه عملکرد آن در سناریوهای مختلف و اعمال تغییرات گرفته تا نظارت بر فرایند جدید و بهبود مستمر برای هدایت کردن فرایند به سمت خروجی‌ها و نتایج موردنظر کسبوکار.
مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM رشته‌ای گسترده که طبق تعاریف موجود با تغییرات مدام عناصر دخیل در آن اعم از نقش‌های سازمانی، قوانین، تاکتیک‌ها و اهداف کسبوکار و سایر عناصر پویایی خود را حفظ میکند. در طول سال‌ها، BPM انواع روش‌های بهینهسازی، از شش سیگما و مدیریت ناب گرفته تا چابکی (agile) را در خود جای داده است.
از آنجایی که فرایندهای کسبوکار در برخی از شرکت‌ها بیش از حد بزرگ و پیچیده شد، و دیگر بدون کمک ابزارهای اتوماسیون قابل مدیریت نبود، محصولات نرم‌افزاری BPM برای پشتیبانی از تغییرات کسبوکار در مقیاس بزرگ توسعه یافتند. این فناوری‌های توانمندِ BPM با پیشرفت در هوش مصنوعی، یادگیری ماشین و سایر فناوری‌های هوشمند که راه‌های جدیدی برای کشف، طراحی، سنجش، بهبود و اتوماسیون گردش کارها ارائه می‌دهند، تکامل یافته‌اند. با ظهور کسب‌وکارهای دیجیتال، نقطه تمرکز BPM سنتی از توجه صرف بر روی فرایندهای back-end تغییر یافته و حالا BPM شامل بهینهسازی سیستمهای تعامل مشتری و کارکنان نیز می‌شود.
فهرست مطالب
راهنمای مدیریت فرایند کسب و کار BPM
مدیریت فرایند کسب و کار به عنوان یک رشته میتواند عبارتی گیج‌کننده باشد. عملکرد مدیریت فرایند کسب و کار بسته به‌اندازه، میزان بلوغ فرایند، پیچیدگی‌های فنی، فرهنگ سازمانی و منابع سازمان به شکل گسترده‌ای در بین سازمان‌های مختلف متفاوت است. همچنین مدیریت فرایند کسب و کار میتواند از نظر ابعاد محدود یا بزرگ باشد: اصول و فنون BPM را می‌توان برای مدیریت یک فرایند واحد، مانند جذب مشتری جدید، یا برای یک تحول بزرگ در کسبوکار که نیازمند اجرای فرایندهای کاملاً جدید است، به کار برد. موفقیت یک پروژهٔ مدیریت فرایند کسب و کار تا حد زیادی به ظرفیت سازمان در درک ارزش بهبود فرایندهای آن سازمان بستگی دارد.
انجام BPM مستلزم تمایل به پذیرش تغییر است.
این مقاله راهنمایی جامع دربارهٔ مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM است که به چیستی BPM، مزایا، چالشهای پیش روی اجرا و بهروشهای بکارگیری موثر آن می‌پردازد. موضوعاتی که میتواند به یاری سازمان‌های بزرگ و کوچک برای بهره‌گیری بیشتر از فرایندهای کسبوکار خود آید. همچنین نمونه‌هایی از پروژههای اتوماسیون فرایندهای کسبوکار و بهبود فرایند، مروری بر جدیدترین ابزارهای BPM و بینش‌هایی در مورد آینده مدیریت فرایند کسب و کار در این متن آمده است.
agileBPMS؛ نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسبوکار پگاه آفتاب
چرا مدیریت فرایند کسب و کار مهم است؟
مدیریت فرایند کسب و کار مهم است زیرا داشتن فرایندهای کسبوکار مؤثر و کارآمد برای موفقیت شرکت‌ها و سازمان‌ها بسیار مهم هستند. نمونه‌های متداول فرایندهایی که به شرکت‌ها کمک میکنند تا اهداف تجاری را هدایت کنند شامل موارد زیر است:
- توسعه و ساخت یک محصول جدید
- سفارش یک محصول
- مدیریت خدمات مشتری
- جذب یک کارمند جدید
این عملیات‌های کسبوکار میتواند شامل صدها یا حتی هزاران کار (اقدام) و تأییدیه‌های مورد نیاز برای تکمیل آنها باشد. این عملیات‌ها معمولاً افراد، سیستمهای فناوری اطلاعات و ماشین‌آلات دخیل در کسب و کار را درگیر می‌سازند و حتی ممکن است شامل ارائه‌دهندگان خدمات مدیریت فرایند در بیرون سازمان نیز شود. یک فرایند کسب و کار که به خوبی طراحی شده باشد، این وظایف را به مراحل ساختاریافته و قابل تکرار تقسیم میکند که کارکنان می‌توانند این مراحل را برای ایجاد نتایج پایدار طی کنند. مراحل تکرارپذیر به سازمان‌ها کمک میکند تا منابع مورد نیاز خود را پیش‌بینی کرده و خطر تخصیص کم یا بیش از حد منابع را کاهش دهند. سنجش و بررسی مراحل، پیوندهای ضعیف و گلوگاه‌ها را آشکار می‌سازد و راه را برای بهبود فرایندهای کسبوکار بالقوه نشان می‌دهد.
مایکل روزمان، کارشناس مدیریت فرایند کسب و کار، استاد سیستمهای نوآوری در دانشگاه فناوری کوئینزلند و مدیر مرکز شرکتهای آینده این دانشگاه، فرایندهای کسبوکار را به شاهرگ یک سازمان تشبیه میکند.
روزمان در ویرایش جدید کتاب «تغییر فرایند کسبوکار: راهنمای مدیریت فرایند کسب و کار برای مدیران و متخصصان فرایند» اثر پل هارمون مینویسد: «مانند رگهای خونی که بدن را پر از زندگی میکنند، فرایندهای کسب و کار نیز مسیر و سرعت خلق ارزش و همچنین هزینه خدمات به مشتریان را تعیین میکنند؛ بنابراین فرایندها نهتنها بهرهوری، اثربخشی و کارایی سازمانی، بلکه قابلیت اطمینان، پیچیدگی و در نهایت فرهنگ آن را در خود منعکس میکنند.»
بنابراین یک فرایند کسب و کار بدفهم‌شده یا با مدیریت نادرست میتواند به یک شرکت آسیب برساند و مانع بهرهوری و کارایی شود و اگر یک فرایند بی‌اثر همانطور ضعیف اتوماسیون شود، در واقع میتواند این عملکرد ضعیف را تشدید و اهداف کسبوکار را تضعیف کند.
روزمان در ویرایش جدید کتاب «تغییر فرایند کسبوکار: راهنمای مدیریت فرایندهای کسب و کار برای مدیران و متخصصان فرایند» اثر پل هارمون مینویسد: «مانند رگهای خونی که بدن را پر از زندگی میکنند، فرایندهای کسب و کار نیز مسیر و سرعت خلق ارزش و همچنین هزینه خدمات به مشتریان را تعیین میکنند؛ بنابراین فرایندها نهتنها بهرهوری، اثربخشی و کارایی سازمانی، بلکه قابلیت اطمینان، پیچیدگی و در نهایت فرهنگ آن را در خود منعکس میکنند.»
روش‌های سیستماتیک BPM برای کشف، مدلسازی، بهبود، خودکارسازی یا اتوماسیون و نظارت مستمر فرایندهای کسبوکار به‌گونه‌ای طراحی شده‌اند که اطمینان حاصل شود که چنین اتفاقی نمی‌افتد. اگر مدیریت فرایند کسب و کار به خوبی انجام پذیرد، به شرکت‌ها کمک میکند تا محصولات و خدمات خود را با هزینه کمتری ارائه دهند و فرایندهای خود را با اهداف تجاری‌شان هماهنگ کنند. به گفته کارشناسان فرایند، رویکرد BPM برای بهبود فرایند و اتوماسیون نیز به شرکت‌ها کمک میکند تا با نیازهای در حال تغییر سازگار شوند.
در جهان معاصر هیچ نشانه‌ای که حاکی از کند شدن سرعت شدید تغییرات کسب و کار در قرن بیست و یکم باشد دیده نمی‌شود. سازمان‌ها باید بتوانند به‌سرعت و به طور مؤثر به این تغییرات شتابان پاسخ دهند تا موفق شوند. دانیل موریس، مدیر شرکت مشاوره وندان ترنسفورمیشن که در تحول کسب و کار تخصص دارد، می‌گوید: «دنبال‌بازی (استعاره از همیشه دنبال تغییرات دویدن و عقب بودن از آن) دیگر راهبُرد بادوامی نیست، چون همه چیز خیلی سریع در حال تغییر است.» علاوه بر این، شرکتهای موفق با روش‌ها، ایده‌ها و محصولات جدید مدام جهان رقابت را سخت‌تر میکنند.
موافقان مدیریت فرایند کسب و کار مانند موریس این موضوع را مطرح میکنند که توانایی تسهیل تغییرات اقتصادی مقرون‌به‌صرفه، کم‌خطر و سریع در فرایندهای کسبوکار، ارزش پیشنهادی اساسی و بنیادین BPM است. او می‌گوید: «مدیریت فرایندهای کسبوکار به شما این امکان را می‌دهد تا به طور مداوم عملیات کسبوکار خود را دوباره ابداع کنید، در حین حرکت نوآوری را به کسبوکار تزریق کنید و این کار را در مدت طولانی انجام دهید.»
اما چگونه:
این هشت مرحله را برای توسعه یک فرایند کسب و کار مؤثر دنبال کنید.
مراحل چرخه عمر مدیریت فرایند کسب و کار BPM
همانطور که اشاره شد مدیریت فرایند کسب و کار – BPM – حوزه‌های زیادی را پوشش می‌دهد. بسیاری از کارشناسان BPM هنگام توصیف یک پروژه مدیریت فرایند کسب و کار به پنج مرحله زیر اشاره میکنند:
- طراحی: فرایند موجود را تجزیه و تحلیل کنید تا ببینید چه چیزی میتواند بهبود یابد. سپس، با استفاده از استانداردسازی و اتوماسیون، فرایند کسب و کار را به آن شکلی که در حالت ایده آل خود باید وجود داشته باشد، توسعه دهید.
- مدل: به نحوه عملکرد فرایند کسب و کارِ بازطراحی شده در سناریوهای مختلف نگاه کنید.
- اجرا: بهبودهایی از جمله استانداردسازی و اتوماسیون فرایند را انجام دهید.
- نظارت: بهبودها را دنبال کنید تا ببینید عملکرد آنها چگونه است.
- بهینهسازی: بهبود فرایند را به طور مستمر ادامه دهید.
برخی از متخصصان مرحلهٔ ششمی نیز به ۵ مرحلهٔ بالا اضافه میکنند. و آن مرحله، مهندسی مجدد فرایند کسبوکار (BPR) نام دارد. آنها مهندسی مجدد فرایند را برای شرایطی بکار می‌برند که دیگر تنظیمات و تعدیل‌ها و اصلاحات برای یک یک فرایند موجود به نتایج مطلوبی ختم نشود و نیاز به یک ابداع مجدد اساسی که که معمولاً نیازمند اتوماسیونی سنگین و پرشدت است، حس شود. دیگر طرح‌واره‌های چرخه حیات BPM شامل فازهای جداگانه‌ای برای تجزیه و تحلیل، خودکارسازی (اتوماسیون) و مدیریت فرایندهای کسبوکار هستند.
با این که چرخه عمر BPM به‌اندازه کافی ساده به نظر می‌رسد، اما هر مرحله ممکن است چندین ماه یا حتی بیشتر طول بکشد و نیاز به برنامه ریزی دقیق دارد. فرایندهای کسبوکار معمولاً چندین سیستم و واحد سازمانی را در بر می‌گیرند. به عنوان مثال، استخدام یک کارمند میتواند نه تنها واحد منابع انسانی، بلکه واحد فناوری اطلاعات را برای صدور مدارک امنیتی و تجهیزات رایانه‌ای، امور مالی را برای تنظیم اسناد مالیاتی، واحد آموزش را برای اجرای برنامه‌های آموزشی حین کار و غیره درگیر کند.
همچنین بهبود یک فرایند از فرایندهای کسبوکار معمولاً گروه‌های زیادی از افراد را شامل می‌شود، از جمله موارد زیر:
- مدیرانی که مسئول همسوسازی فرایندهای کسب و کار با اهداف تجاری هستند
- متخصصان BPM که به توسعه فرایندها کمک میکنند
- صاحبان فرایند کسب و کار
- کارکنانی که کار را انجام می‌دهند
- و متخصصان فناوری اطلاعات، که مسئول استقرار ابزارهای پیاده‌سازی مدیریت فرایند کسب و کار هستند.
علاوه بر این، کار کشف و تحلیل گردش‌‌کارهای موجود، تولید و تست مدلهای جدید و بهینهسازی یک فرایند کسب و کار میتواند باعث ایجاد هزاران سند شود. و اگر BPM به خوبی مدیریت نشود، به احتمال زیاد پروژه با شکست مواجه خواهد شد.
پنج مرحلهٔ چرخه عمر مدیریت فرایند کسب و کار
بهروشهای مدیریت فرایند کسب و کار BPM
همانطور که پروژهٔ مدیریت فرایند کسب و کار به بلوغ می‌رسد، بهروشهای انجام آن نیز در ادامه و برای کمک به ادامه بهبود فرایندهای پیچیده در مسیر ظاهر می‌شوند. موریس در مقاله خود با نام «۱۶ بهروش BPM برای اطمینان از موفقیت پروژه» مینویسد: «لیست کارهایی که باید انجام دهید با درک این موضوع شروع می‌شود که BPM یک پروژه تجاری است و نه یک پروژه مربوط به فناوری.»
موریس ادامه می‌دهد: «اگرچه به‌روز شدن فناوری و توسعه و بهبود برنامه‌ها و اپلیکیشنها، معمولاً بخشی از ابتکارات مرتبط با BPMهای متوسط تا بزرگ هستند، اما تمرکز اصلی باید بر عملیات تجاری و مدیریت سازمانی باشد. این رویکرد تضمین میکند که بهبود مستقیم و قابل سنجش کسبوکار میتواند به طور مستمر و به شیوه‌ای کنترل‌شده در حین تکامل کسبوکار ارائه شود.»
ایجاد یک مرکز تعالی BPM بهروشی است که احتمالاً شرکتهای بزرگ و متوسط در نظر خواهند گرفت. سایر بهروشهای موریس شامل موارد زیر است:
- ایجاد تیمهای بین رشته‌ای،
- استفاده از یک متدولوژی رسمی BPM،
- استفاده از مدلسازی شبیهساز،
- افزودن سنجش‌های عملکرد به مدلهای گردشکار با شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) مشخص و دقیق.
چک لیست زیر ۱۶ بهروش مرتبط با BPM را ارائه می‌دهد که با جزئیات بیشتر در مقاله ذکر شده در بالا شرح داده شده است. پروژهٔ مدیریت فرایند کسب و کار خود را می‌توانید با رتبه‌بندی وضعیت خود در این ۱۶ بهروش BPM ارزیابی کنید.
- پروژههای BPM پروژههایی کسبوکاری هستند و نه پروژههایی مرتبط با فناوری
- تیم مدیریت مبتنی بر همکاری متشکل از افراد گوناگون تشکیل دهید
- یک مرکز تعالی BPM (COE) بسازید
- انتظارات مدیریت را کنترل کنید
- یک متدولوژی رسمی (و سفارشیشدهٔ) BPM استفاده کنید
- تیمهای میانرشتهای تشکیل دهید
- از کیفیت فرایند ابتدایی و حمایت اطلاعاتی از مدلها اطمینان حاصل کنید
- از مدل کسبوکار دقیق «وضعیت فعلی» یا «همانطور که هست» استفاده کنید
- از مدلسازی شبیهساز استفاده کنید
- مدلهای خود را (از لحاظ محتوا، فرمت، نمادها و تکنیکها) استاندارد کنید
- همهٔ قوانین کسبوکار خود را شناسایی، ثبت و تعریف کنید
- به مدلهای گردشکار سنجههای عملکردی با KPIها دقیق و شفاف بیافزایید
- نحوهٔ استفاده از همهٔ اپلیکیشنها و افرادی که از آنها استفاده میکنند را مشخص کنید
- برای اعضای تیم آموزشهای مکفی و مناسب ترتیب دهید
- در طول و پس از تکمیل پروژه مدلهای فرایند و اطلاعات پشتیبان آنها را بروز نگاه دارید
- بر روی مشتری تمرکز کنید
مزایای مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟
رویکرد ساختارمند BPM برای مدیریت فرایند کسب و کار، کیفیت کار و کارایی عملیاتی سازمان را بهبود می‌بخشد و این دقیقاً دو دلیل اصلی‌ای است که برایش شرکت‌ها و سازمان‌ها به سراغ BPM می‌روند. یک برنامه BPM اگر به خوبی اجرا شده باشد، قادر است اتلاف‌ها را حذف کند، خطاها را کاهش دهد، موجب صرفه‌جویی در زمان شود، انطباق را بهبود بخشد، چابکی را افزایش دهد، از تحول دیجیتال پشتیبانی کند و در نهایت به ارائه محصولات و خدمات بهتر به مشتریان کمک کند.
ایزاک گولد (Isaac Gould)، مدیر تحقیقاتی موسسه نیوکلس ریسرچ (Nucleus Research) می‌گوید: «مدیریت فرایندهای کسبوکار به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا گردش‌‌کارها را با خودکارسازی وظایف خسته‌کننده، مانند مدیریت داده‌ها، جریان‌های داده (Data Flow)، فرایندهای تأیید ورود تاریخ و تولید گزارش ساده‌سازی کنند».
مدیریت فرایند کسب و کار همچنین به دلایل زیر میتواند یک ابزار مؤثر مدیریتی باشد:
- تمرکز BPM بر استانداردسازی فرایندها، ریسک خطای انسانی را کاهش می‌دهد.
- تجزیه و تحلیل تعبیه‌شده در BPM به مدیران دید بیشتری نسبت به عملکرد فرایندها می‌دهد و به آنها در شناسایی گلوگاه‌های فرایندی کمک میکند.
- ابزارهای اتوماسیون کارایی را افزایش داده و به کارکنان اجازه می‌دهند روی کارهایی که نیاز به تخصص و مداخلات انسانی دارد، تمرکز کنند.
- همه موارد فوق به کارکنان زمان بیشتری برای شناسایی سایر امکان‌های بهبود و اتوماسیون‌های فرایند برای بهبود مستمر فرایندهای کسبوکار می‌دهد.
همانطور که در نمودار زیر نشان داده شده است، اگر پروژهٔ BPM به خوبی پیش رود، مزایای آن عملاً در تمام جنبه‌های عملیاتِ کسبوکار مشاهده خواهد شد.
ابعاد مختلف مزایای BPM در عملیات کسبوکار
چالش های مدیریت فرایند کسب و کار
در هر ابتکار تجاری‌ای که مستلزم تغییر وضعیت موجود باشد، چالش‌ها فراوان خواهد بود. این به ویژه در مورد پروژهٔ مدیریت فرایند کسب و کار صادق است، زیرا جایی است که در آن کار پیچیدهٔ بهبود فرایند، نقش‌ها، سیستم‌ها و روش‌های مختلف کار را در بر می‌گیرد.
برای به حداکثر رساندن مزایای BPM، سازمان‌ها باید برای چالش‌هایی که ممکن است با آنها مواجه شوند آماده باشند و برنامه‌ای برای رسیدگی به آنها داشته باشند. این موضوع در مقاله‌ای خواندنی که توسط توسط جورج لاتون، گزارشگر فناوری، که تحول کسبوکار مبتنی بر فناوری را پوشش می‌دهد، نوشته شده است، توضیح داده شده است.
طبق گفته کارشناسانی که لاتون با آنها مصاحبه کرده است، موانع زیر رایج ترین دلایل شکست BPM در سازمان‌های مختلف هستند:
- عدم پذیرش و پشتیبانی اجرایی؛
- اهداف و مقاصد نامشخص کسبوکار؛
- زیرساختهای آزمایشی ناکافی؛
- سردرگمی در مورد ابزار مناسب کار؛
- فرایندهای پنهان آسیبپذیر در برابر خرابیها و نقصانها؛
- شفافیت ضعیف فرایند و عدم قابلیت ردیابی آن؛
- قراردادها و مشوقهای غیر قابل انعطاف شخص ثالث.
دسته‌بندی‌های مختلف مدیریت فرایند کسب و کار
از آنجایی که مبحث BPM بسیار گسترده است و معمولاً شامل استفاده از ابزارهای مختلف می‌شود، برخی از کارشناسان BPM در مورد آن از دسته بندی‌های زیر صحبت میکنند:
۱٫ سیستم محور:
این نوع از BPM بر فرایندهای دارای گردش‌کاری تمرکز دارد، که در سیستمهای سازمانی بدون دخالت انسانی چندانی اجرا می‌شوند. این نوع از BPMها معمولاً در برنامه‌ها و نرم‌افزارهای سازمانی ادغام می‌شوند. فرایندهای خودکار در مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و سیستمهای برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) دو مثال از این نوع از مدیریت فرایندهای کسبوکار هستند.
۲٫ انسان محور:
BPM همچنین میتواند بر فرایندهایی که افراد مدیریت میکنند تمرکز کند. این فرایندها شامل مواردی در برنامه‌های کسبوکار است، که دارای ویژگی‌هایی هستند که برای تعامل انسانی طراحی شده‌اند، مانند رابط کاربری، هشدارها و اعلان‌های کاربرپسند.
۳٫ سند محور:
BPM با این رویکرد بر اسنادی مانند فرایند قالب‌بندی، امضا و تأیید قراردادها متمرکز است. اغلب، ابزارهای مدیریت فرایند کسب و کار در این دسته در یک کار خاصِ سند محور، مانند امضای اسناد، تخصص دارند.
سطوح نگرانی در مدیریت فرایند کسب و کار
در کتاب «تغییر فرایند کسب و کار»، پل هارمون به این می‌پردازد که تمایز بین «سطوح مختلف نگرانی» در اجرای مدیریت فرایند کسب و کار امری مفید است. سطوح مختلفی از نگرانی که او آنها را به نگرانی‌های سطح شرکت، سطح فرایند و اجرا یا سطح منابع دسته‌بندی میکند و مینویسد: «پروژه‌ها یا فعالیت‌ها در سطوح مختلف، نیازمند مشارکت‌کنندگان مختلف، روش‌های متفاوت و انواع متفاوتی از حمایت هستند.»
هارمون در کتاب خود نمونه‌ای از پروژه BPM را ارائه میکند که بر فرایند مدیریت زنجیره تامین یک شرکت متمرکز بود. این پروژه ممکن است توسط گروه مدیریت فرایندی در سطح سازمانی راه‌اندازی شود، که فکر میکند زنجیره تامین شرکت به طور مؤثر عمل نمی‌کند و طراحی مجدد فرایند را آغاز میکند . تیم طراحی مجدد مطالعه‌ای را انجام می‌دهد و تغییرات خاصی را توصیه میکند که باید توسط مدیریت ارشد تایید شود. در این مثال، طراحی مجدد شامل استقرار یک سیستم ERP جدید است؛ که واحد فناوری اطلاعات را وارد ماجرا میکند. همچنین نقش‌های شغلی جدیدی ایجاد میکند که نیازمند دوره‌های آموزشی جدیدی است و همین موضوع واحد منابع انسانی را وارد بازی میکند.
سه سطح نگرانی هارمون در BPM در شکل I.1 از کتاب او در این تصویر نشان داده شده است.
مثال‌ها و کاربردهای مدیریت فرایند کسب و کار BPM
نرم افزارهای پیاده‌سازی BPM که معمولاً با نام نرم افزار BPMS شناخته می‌شوند، در بسیاری از واحدهای یک سازمان استفاده می‌شوند. نمونه‌هایی از نحوه استفاده از آنها برای دستیابی به اهداف کسبوکار شامل موارد زیر است:
منابع انسانی:
نرم‌افزار BPM میتواند واحدهای منابع انسانی را به عنوان مثال با ساده‌سازی بررسی جدول‌های زمانی کارآمدتر کند. فرایند جذب و استخدام یکی دیگر از حوزه‌های منابع انسانی است که BPM میتواند بسیاری از مراحل فرایند آن را بهبود دهد و به آن سرعت ببخشد. هنگامی که وظایف مبتنی بر سندِ واحد منابع انسانی به صورت خودکار انجام شود، استفاده از فرم‌های کاغذی در سراسر شرکت کاهش می‌یابد.
مالی:
واحدهای مالی در سازمان‌ها، اسناد مختلفی را از فرایندهای سیستم‌محور و انسان‌محور دریافت میکنند. آنها روزانه مشغول دریافت و تبادل حجم زیادی از ایمیل‌ها و فرم‌های کاغذی در مورد فرایندهای مالی داخلی و خارجی شرکت هستند. به عنوان مثال، یک پلتفرم BPM واحدهای مالی را قادر می‌سازد تا درخواست‌های سفر کارکنان را سریع‌تر پردازش کنند. همچنین میتواند فرایندهای خرید را ساده کند.
فروش:
تیمهای فروش هم با ترکیبی از فرایندهای انسان‌محور و سیستم‌محور سر و کار دارند. و ابزارهای BPM می‌توانند تبادل قیمت‌ها و فاکتورهای فروش را هماهنگ کرده و در نهایت گردش کار چرخه فروش را کوتاه کنند.
انواع مختلف فناوری‌های نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار – نرم افزار BPMS
نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) برای خودکارسازی بهبود فرایندهای کسب و کار طراحی شده است. این نرم افزارها گاهی اوقات به عنوان سیستم‌ها یا پلتفرم‌های BPM شناخته می‌شود. BPMSها مجموعه‌ای از انواع مختلف فناوری را شامل می‌شوند که شامل موارد زیر است:
- ابزارهای فرایندکاوی (Process Mining) برای کشف، نمایش و تحلیل وظایفی که فرایندهای کسبوکار را هدایت میکنند
- ابزارهای BPMN برای ترسیم دیاگرام‌های فرایندهای کسبوکار
- موتورهای گردش کار برای اتوماسیون جریان کارهایی که یک فرایند کسب و کار را تکمیل میکنند و از مدیریت گردش کار پشتیبانی میکنند.
- موتورهای قوانین کسب و کار (Business Rules Engine – BRE) که کاربران نهایی را قادر م سازد تا قوانین کسبوکار را بدون نیاز به درخواست کمک از برنامه‌نویس‌ها تغییر دهند.
- ابزارهای شبیه‌سازی و آزمایش برای مشاهده نحوه رفتار فرایندها بدون اجرای واقعی آنها.
تعریف جدید توسعه یافته از نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار اما به تفصیل توضیح می‌دهد که این نرم افزار چیست، چرا از آن استفاده می‌شود و ویژگی‌های استانداردی که می‌توانید از آن انتظار داشته باشید، چیست. در اینجا مروری بر برخی از پیشرفت‌های جدید در نرم افزارهای BPMS می‌کنیم:
نرم افزار موسوم به IBPMS:
اصطلاحِ BPMS هوشمند (Intelligence BPMS – IBPMS) ابتدا توسط موسهه تحقیقاتی معظم گارتنر معرفی شد. و اکنون به طور گسترده‌ای توسط فروشندگان نرم افزار BPMS برای تأکید بر بکارگیری فناوری‌های پیشرفته در محصولات‌شان، مانند تجزیه و تحلیل آنی، یادگیری ماشین، پردازش رویدادهای پیچیده و نظارت بر فعالیت‌های کسبوکار استفاده می‌شود. امکاناتی که اتوماسیون فرایند را مبتنی بر داده ساخته و این کار را پویا‌تر از پیش کرده است. محصولات در ردهٔ iBPMS همچنین دارای قابلیت‌های اجتماعی و همکاری پیشرفته هستند.
ابزارهای موسوم به LCNC:
استفاده روزافزون BPMها از فناوری کم‌کد/بدون کد (LCNC) به این معنی است که کسبوکارها دیگر نیازی ندارند برای بهینهسازی فرایندهای کسبوکار خود صرفاً به کدنویسان حرفه‌ای وابسته باشند. تحلیلگران کسب و کار و حتی کاربران می‌توانند با توسعه‌دهندگان برای مدلسازی فرایندهای کسبوکار جدید همکاری کنند.
سیستم RPA در مقابل BPM:
اتوماسیون رباتیک فرایند (RPA) و BPM که توسط برخی به عنوان دشمن یکدیگر یا در بهترین حالت رقیب یکدیگر شناخته می‌شدند، امروزه اما به عنوان شرکای مکمل هم عمل میکنند.
ابزارها یا ربات‌های نرم‌افزاری قابل برنامه‌ریزی در RPA، اقدام به اتوماسیون کارهای دستی، تکراری و مبتنی بر قوانین کسبوکاری میکند که با تقلید از روش‌هایی که کاربران با تایپ و کلیک روی اپلیکیشنها و نرم‌افزارهای سازمانی برای انجام کارهای‌شان استفاده میکنند، قابل انجام است. این نوع نرم‌افزار نسبتاً کاربرپسند همچنین میتواند دسترسی به برنامه‌های نرم‌افزاری قدیمی را که فاقد رابط‌های برنامه‌نویسی کاربردی مدرن یا API هستند، خودکار کند. اتوماسیون رباتیک فرایند یا RPA به نسبت فرایندهای کسبوکار پیچیده بیشتر مناسب اتوماسیون وظایف گسسته است، اما این محدودیت با تکامل نرم‌افزار در حال کاهش است.
همانطور که در این راهنما توضیح داده شد، BPM یک رشته است، نه یک فناوری. هدف آن بهبود فرایندها با استفاده از مجموعه‌ای از اصول و تکنیک‌های برگرفته از متدولوژی‌هایی مانند شش سیگما، مدیریت کیفیت جامع و مدیریت ناب است. BPM ممکن است شامل اتوماسیون باشد یا نباشد و همانطور که موافقان این موضوع تاکید میکنند، BPM به همان اندازه که یک رشته فنی است یک طرز تفکر است: شرکت‌هایی که BPM را اجرایی می‌سازند باید ارزش انتخاب رویکرد فرایندی برای تحقق اهداف کسبوکار و ارزش بهبود مستمر فرایندها را درک کنند.
نتیجه‌گیری: محصولات دستهٔ اتوماسیون رباتیک فرایندها یا RPAها روز به روز در اتوماسیون فرایندهای با تنوع بیشتر بهتر می‌شوند و پلتفرم‌های نرم‌افزاری BPM به‌طور فزاینده‌ای RPA را به عنوان بخشی از بستهٔ ابزاری خود ارائه میکنند.
ابزارهای هایپر‌اتوماسیون در حال تغییر در نحوهٔ بهبود کسبوکارها هستند.
آینده مدیریت فرایند کسب و کار
مدیریت فرایند کسب و کار BPM که رویکردی ساختارمند برای بهبود فرایندهای کسبوکار است، رشته و موضوعی جدید نیست، اما این رشته مدام حال تکامل است و با ماهیت پویایی نحوه انجام کارها و کسبوکارها در قرن بیست و یکم به پیش می‌رود. رشد همه‌جانبه فناوری‌های دیجیتال، نیاز کسبوکارها به فعالیت در بازار‌های دیجیتالی و تغییر شکل کار از حضوری به دورکاری در طول همه‌گیری کرونا، همگی باعث شده‌اند تا کسبوکارها در هر اندازه‌ای وادار به ارزیابی مجدد فرایندهایی شوند که برای تحقق اهداف کسبوکار خود وضع کرده‌اند.
مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) و فناوری‌هایی که از آن پشتیبانی میکنند، برای پاسخگویی به این نیازهای جدید تکامل یافته‌اند. جورج لاتون در مقالهٔ «۶ گرایشی که آینده BPM را شکل می‌دهند» از عواملی صحبت میکند که BPM را از رشته‌ای تحت سلطهٔ مشاوران پردرآمد به یک حرکت بهبود مستمر که از پایه و اساس در خود سازمان‌ها هدایت می‌شود، تغییر می‌دهد. در ادامه خلاصه‌ای از این گرایش‌ها آورده شده است:
- ابزارهای طراحی‌شده برای توسعه‌دهنده‌های داخلی (Citizen Developers) باعث دموکراتیک کردن BPM می‌شوند و کاربران بیشتری را در سرتاسر سازمان قادر می‌سازند تا روش‌های جدیدی برای بهبود فرایندها را شناسایی و اجرا کنند و مورد سنجش قرار دهند.
- اتوماسیون هوشمندِ فرایندهای کسبوکار با ترکیب هوش مصنوعی، یادگیری ماشین و اتوماسیون رباتیک فرایندها یا RPA در گردشکار، کارایی فرایندها را بهبود می‌بخشد.
- گنجاندن امکانات BPMSها در نرم‌افزارهای سازمانی توسط فروشندگان بزرگ نرم‌افزار، حیطهٔ اصول و فناوری BPM را گسترش می‌دهد.
- ابزارهای فرایند‌کاویِ خودکار، ساختن تصویر دقیقی از فعالیت‌هایی که یک فرایند را تشکیل می‌دهند و چگونگی بهینهسازی آنها را برای سازمان‌ها بسیار آسان کرده است. همانطور که مراحل بیشتری از فرایند به صورت آنلاین انجام می‌شود، کارهای دستی‌ای که قبلا توسط انسان‌‌ها انجام می شد – و از طریق مصاحبه و مشاهده در BPM ثبت شده بود – نیز می توانند به راحتی نقشه‌برداری و بهینهسازی شوند.
- مدیریت فرایند تطبیقی، یا توانایی مدلسازی فرایندهای تکراری در لحظه، انعطاف‌پذیری اتوماسیون فرایندها را بسیار بهبود می‌بخشد.
- استفاده از BPM برای بهبود و بهینهسازی فرایندهای کسبوکار خط مقدم کسبوکار که با کارکنان و مشتریان سروکار دارند، به مزیتی رقابتی برای شرکت‌ها تبدیل خواهد شد.
