در این یادداشت به ۱۰ منفعتی که استفاده از سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS در سازمان ایجاد می‌کند اشاره می‌کنیم. اگر نسبت به بکار گیری ابزار مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS در سازمان خود تردید دارید یا فکر می‌کنید برای این کار به مشاوره نیاز دارید؛ این لیست میتواند در تصمیم‌گیری به شما کمک کند.
۱. کار هوشمندانه‌تر
باید هر هفته شنبه راس ساعت ۹ گزارشی ارسال کنیم؟ یا هنگامی که تصمیم جدیدی می‌گیریم باید افرادی را در سازمان نسبت به این تصمیم آگاه کنیم؟ این گونه وظایف تکراری و هر روزه، که معمولا ساده هستند ولی وقت زیادی از کارکنان می‌گیرند، را می‌توان با کمک یک سیستم BPMS اتوماسیون کرد. حتی به کمک BPMS می‌توانیم در طول زمان از اطلاعات حاصل از نمونه فرایندهای اجرا شده نیز مجدد استفاده کنیم.
۲. شفافیت
با BPMS فرایندی که مدلسازی شده است با ثبات و در شفافیت کامل اجرا خواهد شد. هر فردی می‌داند که چه کاری را در چه زمانی باید انجام دهد. کارمندان همیشه ابزار و اطلاعاتی که برای انجام وظایف‌شان نیاز دارند را در دسترس خواهند داشت. مسئولیت‌ها به شکل روشنی تعریف می‌شوند و با مدیریت دسترسی‌های کاربری، واحد‌های سازمانی و کارمندان هر یک از واحد‌ها تنها به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی خواهند داشت. و البته مهم‌ترین نکته این است که فرایند همان طور که مدلسازی شده اجرا می‌شود.
۳. خودکارسازی تصمیم
با BPMS دیگر وظیفه (Task) به کارمند مشخصی سپرده نمی‌شود؛ بلکه به یک نقش سازمانی (عنوان شغلی) اختصاص داده می‌شود و مسئولیت این نقش سازمانی را نیز می‌توان به هر نیرویی در سازمان سپرد. سودمندی این روش در این است که اگر نیرویی به هر دلیلی از جمله جابه‌جایی، ترفیع شغلی، اخراج یا هر دلیل دیگری با نفر جدیدی تغییر کرد، تنها کافی است در سیستم نام کارمند جدیدی که مسئول پست سازمانی مورد نظر شده است را ثبت کنیم.
هم‌چنین با وجود BPMS می‌توان از تصمیماتی که به صورت خودکار در جریان فرایند تعریف می‌شوند بهره برد. به عنوان مثال، اگر تاریخ انجام کاری سر رسیده است می‌توان آن را به صورت خودکار به نیروی دیگری در سازمان فرستاد.
مدلسازی فرایند با عناصر bpmn2 در agileBPMS
۴. برنامه از پیش تعیین شده
با BPMS امکان برنامه‌ریزی قبلی و تعیین هر خروجی محتمل از فرایند را در اختیار داریم. می‌توان از قبل معین کرد که در هر سناریوی محتمل (با توجه به شرط‌ها) در فرایند چه کاری باید صورت بگیرد. آمادگی برای رخ دادن هر سناریوی پیش‌بینی شده باعث کاهش فشار روانی، اشتباهات و مشکلات ناخواسته می‌شود.
۵. سنجش و بهبود
با وجود BPMS همهٔ اطلاعات مربوط به اجرای فرایند از قبیل فایل‌ها، نظرات، تصمیمات، زمان‌بندی‌ها و موارد دیگر تنها در یک محل ذخیره می‌شود.
امکان تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد یا همان KPIها برای تحلیل و بهبود فرایندهای خود را داریم. بر مبنای شاخص‌های کلیدی عملکرد، BPMS به صورت خودکار شروع به گزارش‌سازی می‌کند. با این گزارش‌ها می‌توان به نحوهٔ عملکرد تیم‌های کاری و کل کسبوکار پی برد و در صورت لزوم تغییرات لازم برای بهبود عملکرد را در بخش‌هایی از فرایند اعمال کرد.
۶. ذخیرهٔ منابع
بهره‌گیری از BPMS در سازمان موجب صرف‌جویی در زمان و پول می‌شود. دیگر به فرم‌های کاغذی نیاز نداریم و ارجاع کارها به واحد‌های دیگر به صورت سیستمی، که روشی سریع‌تر و ارزان‌تر است، انجام خواهد شد.
۷. آگاهی کامل از جزئیات امور
مدیریت فرایندهای کسبوکار با BPMS به راحتی به ممیزی‌ها پاسخ می‌دهد. در عرض چند ثانیه می‌توان مراحل مختلف فرایند را بررسی کرد و مواردی مانند تصمیم‌گیرندهٔ اصلی و این که چه زمانی چه نوع اطلاعاتی در دسترس چه افرادی بوده است را متوجه شد. همیشه عامل تاخیر در اجرای فرایند و مسئول به وجود آمدن تاخیر شناسایی می‌شود و آخرین نسخه از اسناد را با چند کلیک در برنامه می‌توان پیدا کرد.
۸. مقیاس‌پذیری
فرقی نمی‌کند صاحب یک کسب و کار کوچک باشیم یا یک سازمان بزرگ را اداره کنیم، اجرای گردش کار به وسیلهٔ BPMS کسب و کار ما را مقیاس‌پذیر می‌سازد. می‌توان مطمئن بود که فرایندهای کسبوکار طبق برنامه (مدل طراحی و پیاده‌سازی شده) اجرا می‌شوند. شاخص‌ها بدون دخالت عامل انسانی به صورت خودکار ساخته می‌شود و یکپارچه‌سازی سیستم‌ها باعث کاهش خطای انسانی می‌شود.
مقیاس‌پذیری یکی از مهم‌ترین دستاورد‌های استفاده از BPMS است
۹. روبرو شدن با اهداف و موعد‌های زمانی
با BPMS برای هر وظیفه‌ای می‌توان یک مهلت زمانی تعیین کرد تا از انجام کار در مهلت مقرر مطمئن شد. می‌توان برای کارکنان اعلان‌های مکانیزه‌ای ارسال کرد که به آن‌ها در مورد زمان باقیمانده برای انجام کار هشدار دهد. این هشدارها میتواند بر بسترهای ارتباطی مختلفی مانند کارپوشه، پیام، پیامک، ایمیل، پیام‌رسان‌های فضای مجازی قرار گیرند. حتی می‌توان قبل از سررسید مهلت نهایی، اقدامات خاصی را نیز برنامه‌ریزی کرد، مانند گرفتن کار از کسی که آن را در بازه مقرر انجام نداده و ارسال مکانیزه آن به مسئول بالاتر برای ایجاد جدیت و سرعت در انجام کار.
۱۰. پرورش کار تیمی
با وجود BPMS و مشارکت تیم‌های سازمانی در مدلسازی فرایندها، میان گرو‌های مختلف سازمان هم‌گرایی به وجود می‌آید. اشتراک دانش در هر سازمانی موضوع بسیار مهمی است و مشارکت دادن تیم‌ها در طراحی و ساخت فرایندها باعث هم‌دلی میان کارکنان و بهبود فرایندهای کسبوکار خواهد شد.
agileBPMS؛ نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار پگاه آفتاب
agileBPMS حاصل ۱۹ سال تجربه پگاه آفتاب در طراحی، تولید و پیاده‌سازی راهکارهای نرم‌افزاری سازمانی و بیش از ۱۴ سال تجربه در تولید و ارایه ابزار مدیریت فرایندهای کسب و کار می‌باشد. سال ۱۳۸۴ اولین نسل این محصول با پلتفرم ویندوز و مبتنی بر نوتیشن طراحی گردش کار ابداعی شرکت (چیزی شبیه فلوچارت) به بازار عرضه گردید. این نسل و ویرایش‌های بعدی آن بستری برای راهبری تنها ERP نیروگاهی کشور با رویکرد فرایندی بود. agileBPMS پلتفرم توسعه نیازهای نرم‌افزاری فرایندی و غیرفرایندی کسب و کارها است. agileBPMS، یک LowCode Platform است که امکانات BPMS ها را نیز در اختیار قرار می‌دهد. لذا کسب و کارها می‌توانند با استفاده از آن با یک تیم کوچک، به سادگی، به سرعت و با حفظ استقلال، نیازهای خود را در حوزه مدیریت مکانیزه فرایندها و مدیریت یکپارچه سیستم‌های اطلاعاتی تامین نمایند.
