هر فروشگاهی اگر اقلام کافی در قفسه‌های خود نداشته باشد قطعاً مشتریان خود را از دست می‌دهد. هر رستورانی هم اگر در مواقع پرمشتری آخر هفته تعدادی از غذاهای داخل منویش تمام شده باشد با اثری منفی بر کسب‌و‌کار خود روبرو خواهد شد. اصولاً کنترل موجودی برای جلوگیری از این مشکلات بسیار مهم است.
در حیطهٔ نگهداری و تعمیرات هم سیاست‌های سهل‌انگار و سست در مورد مدیریت موجودی قطعات یدکی منجر به افزایش بیش از حد هزینه‌های ذخیره‌سازی و انبار می‌شود. و همچنین عدم دسترسی به قطعات مهم مانعی بر سر کارآمدی عملیات نگهداشت و باعث افزایش زمان خاموشی‌های تجهیزات خواهد بود.
تیم‌های نگهداری و تعمیرات با تحلیل بحرانی (criticality analysis) قطعات یدکی و بهینه‌سازی نقاط سفارش مجدد و تعداد چرخه زمانبندی‌شده برای شمارش‌های دوره‌ای موجودی و بکار بستن یک استراتژی فعالانه و پیش‌کنشی (در برابر نت واکنشی) موفق خواهند شد که سالانه میزان زیادی از پول و زمان را با کاهش هزینه‌ها و خاموشی تجهیزات صرفه‌جویی کنند.
فهرست مطالب
توصیه ۱: از روش آنالیز ABC و XYZ برای شناسایی قطعات حیاتی استفاده کنید
به عنوان یک مدیر نگهداری و تعمیرات، شما احتمالا از این به خوبی آگاهی دارید که کدام‌یک از ماشین‌آلات برای عملیات شما بسیار حیاتی هستند و تا چه میزان پایش و کنترل مداوم آن‌ها اهمیت دارد.
پس از تهیه لیستی از قطعات یدکی مهم، می‌توانید آن‌ها را با استفاده از روش‌های تحلیل ABC و XYZ در دسته‌هایی با درجات مختلف اولویت تقسیم‌بندی کنید.
روش‌های تحلیل و طبقه‌بندی کالای ABC و XYZ مبتنی بر اصل پارتو یا قانون ۲۰ / ۸۰ هستند: اصل پارتو به طور کلی در زمینه قطعات یدکی صدق می‌کند. به این معنی که ۸۰ درصد تعمیرات تنها با استفاده از ۲۰ درصد قطعات یدکی موجود انجام می‌شوند.
نحوهٔ طبقه‌بندی به روش ABC:
تجزیه و تحلیل ABC شامل بررسی آیتم‌های موجودی و سپس کدزنی و طبقه‌بندی آن‌ها با سه حرف A، B یا C است:
- قطعات A حدود ۸۰ درصد از کل قطعات استفاده شده را تشکیل می‌دهند، اما موجودی آن‌ها ۲۰ درصد یا کمتر است.
- قطعات B حدود ۲۵ درصد از مصرف را تشکیل می‌دهند، اما شامل حدود ۳۰ درصد از موجودی کالا هستند.
- قطعات C حدود ۵ درصد مصرف را تشکیل می‌دهند، اما حدود نیمی از موجودی را تشکیل داده‌اند.
اگر این طبقه‌بندی و کد‌گذاری را به شکلی بصری نمایش دهیم، چیزی شبیه به نمودار زیر خواهیم دید، که در آن محور X درصد موجودی قطعات و محورY درصد استفاده از آن‌ها را نشان می‌دهد:
نمودار طبقه‌بندی و تجزیه تحلیل ABC
همان‌طور که می‌بینید، قطعات A، ۸۰ درصد از قطعات مورد استفاده برای تعمیرات هستند؛ اما با این وجود تنها ۲۰ درصد از قطعات در دسترس را تشکیل می‌دهند. با توجه به اینکه این میزان نسبتا کم از موجودی قطعات یدکی غالب مصرف را تشکیل می‌دهند، باید به طور مکرر سفارش و شارژ شوند.
چگونه تجزیه و تحلیل XYZ را انجام دهیم:
تجزیه و تحلیل یا روش طبقه‌بندی XYZ روشی برای طبقه‌بندی کالا است که بر هزینه‌ها تمرکز دارد. به عنوان مثال، قطعات دارای کد X، ۲۰ درصد موجودی قطعات را تشکیل می‌دهند ، اما ارزش آن‌ها برابر با ۸۰ درصد از ارزش کل موجودی فعلی است.
سازمان‌ها هم می‌توانند تنها از یکی از این دو روش تجزیه و تحلیل استفاده کنند یا ترکیبی از هر دو را برگزینند.
تجزیه و تحلیل XYZ به همان روش قبل کار می‌کند:
- قطعات X حدود ۸۰ درصد از ارزش مادی موجودی را تشکیل می‌دهند ، اما سهم آن‌ها از موجودی ۲۰ درصد یا کمتر است.
- قطعات Y شامل حدود ۲۵ درصد از ارزش کل موجودی هستند اما حدود ۳۰ درصد از سهم موجودی را تشکیل می‌دهند.
- قطعات Z حدود ۵ درصد از ارزش کل موجودی را نشان می‌دهد، اما حدود نیمی از سهم موجودی را تشکیل می‌دهند.
هدف در اینجا رسیدن یک تفکیک روشن از پر‌استفاده‌ترین قطعات و ایجاد یک برنامه مقرون‌به‌صرفه برای شارژ و دوباره‌پرسازی آن‌ها است. یک برنامه خوب به شما کمک خواهد کرد تا از روبرو شدن با وضعیت «فقدان موجودی» یا stockout جلوگیری کنید (زمانی که یک قطعه یدکی مورد نیاز در دسترس نیست).
دیوید برگر مشاور مدیریت دارایی و متخصص نرم‌افزارهای نگهداری و تعمیرات و نویسندهٔ پرکار مجله پلنت سرویس و سایر نشریات صنعتی، که حدود ۲۰ سال در این صنعت تجربه دارد، می‌گوید: «برای اجتناب از فقدان موجودی، باید موجودی زیادی داشته باشید اما ذخیره موجودی بیش از حد می‌تواند بسیار گران و پرهزینه باشد.»
نرم افزار نگهداری و تعمیرات پگاه آفتاب
از یک نرم افزار نگهداری و تعمیرات برای تجزیه و تحلیل قطعات یدکی خود استفاده کنید
یک نرم افزار نگهداری و تعمیرات می‌تواند این شکل از محاسبات را برای شما انجام دهد. در سیستم نگهداری و تعمیرات کاربران می‌توانند درصد استفاده سالانه را برای قطعات کلاس A، B و C را تعریف کنند. سپس سیستم به طور خودکار قطعات یدکی را در این کلاس‌ها براساس کاربرد آن‌ها سازماندهی خواهد کرد.
پس از این طبقه‌بندی، شما تمام آیتم‌های موجودی خود را در کلاس‌های با حجم بالا، متوسط و پایین و یا کلاس‌های با هزینه بالا، متوسط و پایین طبقه‌بندی خواهید کرد. سپس می‌توانید برنامه‌هایی را برای بهینه‌سازی موجودی انبار برای پر‌استفاده‌ترین قطعات ایجاد کنید.
توصیه ۲: استفاده از نمودار دندانه اره برای مدیریت دوباره‌پرسازی و شارژ قطعات
با شناسایی قطعات حیاتی با برچسب «موجودی A»، زمان آن می‌رسد که پارامترهایی ایجاد کنیم تا تعداد موجودی متعادل باقی بماند.
دیوید برگر برگر می‌گوید: «برای هر قطعه، حداکثر تعدادی که می‌توانید جای دهید و یک نقطه سفارش مجدد (نقطه‌ای که در آن شما نیاز دارید قطعات بیشتری را سفارش دهید تا از فقدان موجودی جلوگیری کنید) برای آن تعیین کنید.
در مثال زیر، نموداری را می‌بینیم که «منحنی دندانهٔ اره» (sawtooth curve) نامیده می‌شود. این نمودار نشان می‌دهد چگونه موجودی انبار در طول زمان تخلیه و پر می‌شود:
موجودی انبار با استفاده از منحنی اره دندان
خط سیاه نشان دهنده تعداد موجودی برای یک قطعه خاص است. با گذشت زمان، موجودی مصرف می‌شود و به صفر نزدیک می شود و این نقطه نشان دهنده «فقدان موجودی» است.
با آگاهی از اینکه چقدر طول می‌کشد تا یک محموله جدید از قطعات به دستمان برسد (زمان تدارک)، می‌توانید مناسب‌ترین نقطه سفارش مجدد را تعیین کنید. مقدار زمان بین محموله‌ها به عنوان «زمان چرخه» (cycle time) شناخته می‌شود.
یک نقطهٔ حداقل و حداکثر موجودی برای هر قطعه تعیین کنید. حداقل سطح موجودی، کم‌ترین تعداد قطعه‌ای است که می‌توانید در هر زمانی در دست داشته باشید، در حالی که حداکثر آن نشان‌دهنده بیشترین تعداد قطعه‌ای است که می‌توانید در انبار جای دهید.
دیوید برگر برگر می‌گوید: «اگر قطعه‌ای اهمیتی حیاتی دارد، اطمینان حاصل کنید که سطح حداقل بالاتری را به خود اختصاص دهد تا در طول زمان طولانی‌تری موجودی به سطح حداقلی برسد.
او همچنین می‌گوید: «من به شخصه نقطه سفارش مجدد خود را بالاتر از حداقل قرار می‌دهم، چون وقتی اقدام به سفارش مجدد می‌کنم، باید زمان تدارک را نیز در نظر بگیرم، و طی این مدت هم‌چنان موجودی در حال کاهش خواهد بود.»
بیشتر بخوانید: راهنمای کامل انتخاب استراتژی مناسب نگهداری و تعمیرات
نحوهٔ محاسبهٔ مقدار سفارش بهینه
محاسبه جداگانه‌ای نیز باید در اینجا انجام شود: فرمولی به نام مقدار سفارش اقتصادی یا EOQ که از حروف اول عبارت economic order quantity تشکیل شده است. مقدار سفارش اقتصادی یا EOQ تعداد بهینهٔ قطعات برای سفارش براساس تقاضای سالانه، هزینه ذخیره قطعات و هزینه ثابت برای سفارش مجدد قطعات را نشان می‌دهد.
مقدار سفارش اقتصادی یا EOQ به صورت زیر محاسبه می‌شود:
فرمول EOQ مقدار سفارش بهینه
به عنوان مثال برای یک قطعه مشخص، شما سالانه تقاضای ۱۰۰۰ واحد دارید؛ هزینه نگهداری آن قطعه برای یک سال ۱.۵ دلار است. و دریافت سفارش حدود ۹۰ دلار هزینه دارد.
گذاشتن این اعداد در فرمول بالا عدد مقدار سفارش اقتصادی یا EOQ را مشخص می‌کند:
محاسبهٔ EOQ برای مثال بالا
بنابراین، اقتصادی‌ترین مقدار سفارش مجدد ۳۴۶ واحد خواهد بود.
نرم افزار نگهداری و تعمیرات و بهینه‌سازی موجودی
وقتی کارکنان نگهداشت با مصرف قطعات وظایف خود را انجام می‌دهد با ثبت مشخصات قطعات و میزان مصرف در یک سیستم نگهداری و تعمیرات باعث خواهند شد که سیستم به صورت خودکار میزان موجودی قطعه را بروز کند. همچنین در نرم‌افزار نگهداری و تعمیرات فیلدهایی نیز برای نقطه سفارش مجدد، نقطه بیشینه و مقدار سفارش مجدد تعریف شده است.
انجام دستی این اقدامات و محاسبات می‌تواند خسته‌کننده و در معرض خطای انسانی باشد؛ اما یک CMMS با ویژگی‌های مدیریت موجودی‌ای که در خود دارد به سازمان‌ها کمک می‌کند تا سطوح موجودی را در طول زمان کاهش دهند و با خودکار‌سازی محاسبات لازم برای تصمیم‌گیری در مورد نقاط و مقادیر سفارش مجدد بهینه، در منابع مالی و زمان خود صرفه‌جویی کنند.
با این حال، ممکن است که یک قطعه گران باشد، به ندرت استفاده شود و زمان تدارکی طولانی داشته باشد. برگر می‌گوید، در این وضعیت، متخصصان نگهداری و تعمیرات می‌توانند گزینه‌های مختلفی را بررسی کنند تا اطمینان حاصل کنند که این قطعه در زمان مورد نظر‌شان در دسترس‌شان باشد و هزینهٔ زیادی را نیز به آن‌ها تحمیل نکند.
گزینه‌هایی برای کاهش خطر کمبود موجودی عبارتند از:
- به یک پیمانکار محلی اجازه دهید تا قطعات را به صورت ارزان‌تری انبار کند
- یافتن پیمانکاران دیگری با زمان تدارک کوتاه‌تر
- نگه داشتن تنها یک یک قطعه برای کاهش هزینه‌ها، و به‌کارگیری یک قطعهٔ دوم و اضافی برای ادامه عملیات برای مواقعی که قطعه اول خراب می‌شود
توصیه ۳: انجام شمارش‌های دوره‌ای و آموزش کارکنان
جنبه‌های نهایی در مدیریت موجودی شامل فرایندهایی برای اطمینان‌بخشی در مورد دقت انجام کارها است. با تکمیل تجزیه و تحلیل ABC، متخصصان نگهداری و تعمیرات می‌توانند شمارش دوره‌ای (حسابرسی‌های پایه قطعات خاصی از موجودی، مانند کلاس A) را در روزهایی خاص انجام دهند.
هدف از شمارش دوره‌ای بررسی دقت موجودی با یک شمارش فیزیکی و اصلاح هر گونه اختلاف بین آنچه در واقع موجود است و آنچه در سیستم وجود دارد، است.
انجام شمارش دوره‌ای در هر ماه یا سه ماهه کارآمدتر از انجام شمارش جامع موجودی انبار در پایان هر سال است زیرا در شمارش‌های دوره‌ای برخلاف شمارش جامع نیازی به توقف عملیات نیست.
بسته به تعداد موجودی و تعداد کارکنان‌تان، شمارش دوره‌ای باید هر ماه یا هر فصل بر روی ۱۰ درصد از اقلام موجودی که دارای بیشترین ارزش یا اهمیت هستند، انجام شود. یاتاقان‌ها و فیلتر‌ها نمونه‌ای از این موارد هستند. قطعات مشترک و پرکاربردی که در انواع مختلفی از ماشین‌آلات و تجهیزات مورد استفاده قرار می‌گیرند و اغلب تعمیر و یا تعویض می‌شوند.
استفاده از نرم‌افزار CMMS برای شمارش موجودی
با استفاده از یک نرم‌افزار نگهداری و تعمیرات نیروهای نگهداشت می‌توانند به طور مستقیم با یک گوشی هوشمند یا تبلت، نام کارگر و تاریخ شمارش را وارد سیستم کنند نرم‌افزار این فرایند را آسان‌تر و دقیق تر می‌کند و منجر به پاسخگویی بیشتر در بین تیم می‌شود.
شمارش دوره‌ای امر مهمی است و رویه‌های دیگر برای ورود داده‌ها در یک نرم‌افزار CMMS نیازمند تعهد کارکنان است. اگر کارکنان ندانند چطور داده‌ها را به درستی وارد کنند یا در استفاده از نرم‌افزار تردید داشته باشند، فهرست موجودی و سایر داده‌های مربوط به نگهداشت بروز نحواهند شد و بدون روش‌های تعریف شدهٔ روشن و صریح، مشکلات متعددی به وجود می‌آید.
دیوید برگر می گوید: «وقتی فردی به دنبال قطعه‌ای است و این قطعه موجود نباشد او ممکن است ایمان خود را به سیستم از دست بدهد».
برای اطمینان از صحت داده‌ها، این سه مرحله را دنبال کنید:
- فرایندهایی استاندارد برای دریافت، ذخیره‌سازی، صدور و بازگشت قطعات تعریف کنید. هر یک از کارکنان ممکن است پس از برداشتن قطعه‌ای از انبار یا بازگرداندن آن فراموش کند آن را در سیستم ثبت کند. همچنین باید بازه‌هایی زمانی تعیین کنید که در آن کارکنان نگهداشت این تغییرات را در سیستم ثبت کنند تا داده‌ها تا حد امکان به‌روز باشند.
- تمام افرادی که به نوعی سروکارشان با قطعات است را آموزش دهید. دیوید برگر می‌گوید: «هر فرد موثری بر مدیریت موجودی، از تکنسین‌ها گرفته تا مدیران، باید برای پیروی از استانداردها آموزش ببینند. اغلب فروشندگان نرم‌افزار با دوره‌های آموزشی و داشتن منابع آنلاینی مانند پایگاه‌های دانش و سوالات متداول به کاربران در درک عملکرد سیستم کمک می‌کنند.
- کارکنان را در اجرا مسئول و پاسخ‌گو نگه دارید. دیوید برگر می‌گوید که کارکنان باید در مورد عادات بدشان در مدیریت موجودی پاسخ‌گو باشند؛ درست همان‌طور که پاسخ‌گوی انجام ناکامل یک وظیفه نگهداری و تعمیراتی خود هستند. برای کارکنان روشن کنید که مدیریت موجودی مناسب، بخش مهمی از کار آن‌ها است و نمونه‌هایی از اهمیت آن برای جلوگیری از اتلاف وقت را نشان دهید.
از یک نرم‌افزار نگهداری و تعمیرات بهره بگیرید و جلوی هزینه‌های اضافه در موجودی کالا را بگیرید
برای جمع‌بندی، سه نکته مهم در بهینه‌سازی موجودی قطعات یدکی عبارتند از:
- انجام طبقه‌بندی موجودی به روش تجزیه و تحلیل ABC تا بفهمید کدام‌یک از قطعات بیشترین سهم از تعمیرات را دارند.
- با ۱۰ درصد قطعات حیاتی شروع کنید، و نقاط کمینه، بیشینه و سفارش مجدد را تعیین کنید.
- شمارش‌های دوره‌ای موجودی برای تایید صحت میزان موجودی و اطمینان از اینکه تمام کاربران از مراحل مورد انتظار آگاه هستند را بکار بگیرید.
