اگر در حال سروکله زدن با یک فرایند پیچیدهٔ کسبوکار باشید دیر یا زود متوجه این واقعیت خواهید شد که تصویرِ فرایند به زودی به قدری رشد خواهد کرد که دیگر قابل خواندن و درک کردن نیست. این مساله ممکن است منجر به بروز سلسله‌ای از مشکلات بی‌پایان شود. مشکلاتی که می‌تواند از فراموش کردن ضرب‌الاجل‌های زمانی تا تحمیل هزینه‌هایِ چشمگیرِ غیرقابل پیش‌بینی را شامل شود. مواردی که ممکن است در نهایت منجر به لغو و از دست رفتن سفارشات خرید شود.
این بدان معناست که زمان آن رسیده که به سراغ تجزیه سلسله مراتبی در سازمان یا به عبارت دیگر تجزیهٔ فرایند‌ها به زیرفرایند‌ها برویم. بنابراین، دارا بودن از یک برنامهٔ توسعه، که از دیاگرام‌های BPMN پشتیبانی کند، می‌تواند ما را آمادهٔ رویارویی با شرایط پیش‌‌بینی‌ناپذیرِ احتمالی کند.
آموزش BPMN
فهرست مطالب
ابتدا بیایید روشن کنیم که BPMN چیست؟
نشانه‌ها و نماد‌های مدل سازی فرآیند کسب و کار – (BPMN) – یک روش بر مبنای فلوچارت است که به وسیلهٔ آن می‌توان گام‌های مختلف فرایندهای کسبوکار را به صورت پیوسته مدلسازی نمود. کلید موفقیتِ مدیریت فرایند کسب و کار نمایش بصری دنباله‌ای دقیق از فعالیت‌های کسبوکار و نمودارهای اطلاعاتی‌ای است که برای تکمیل یک فرایند مورد نیاز است.
هدفِ BPMN ، مدلسازی روش‌هایی برای بهبود بهره‌وری، یافتن موقعیت‌های جدید در بازار و یا به دست آوردن مزیت رقابتی است. این روش طی چند سال گذشته به یک استاندارد فراگیر بدل شده و اکنون نام آن با کمی تفاوت: نشانه‌ها و نماد‌های مدلسازی فرایندهای کسبوکار یا به اختصار BPMN است.
کاری که با BPMN می‌توان انجام داد به کلی متفاوت از ترسیم نقشهٔ فرایند کسبوکار است، که معمولاً با ترسیم دیاگرام فرایند‌هایِ فعلی سازمان به منظور تحقق اهدافی چون استاندارد‌سازی، آموزش به کارکنان، مدیریت کیفیت و انطباق با قوانین صورت می‌گیرد. هم‌چنین BPMN در کسب و کار مکملی برای زبان مدل سازی یکپارچه (UML) است که از آن در طراحی نرم افزار استفاده می‌شود.
چرا به BPMN نیاز داریم؟
در وهلهٔ اول BPMN با هدف قرار دادنِ مجریان و دیگر ذینفعان فرایند و با یک نمایش بصری به دستیابی فهمی مشترک و یک درک سادهٔ بصری از گام‌ها و مراحل فرایند میان آن‌ها کمک می‌کند. در سطحی دیگر BPMN افرادی را هدف می‌گیرد که مسئول استقرار فرایند‌ها هستند و جزئیات کافی برای اجرای دقیق را در اختیار آن‌ها قرار می‌دهد.
علاوه بر این‌ها BPMN یک استانداردِ زبانی مشترک برای همهٔ ذینفعان فرایند، خواه فنی و خواه غیر فنی، شامل: تحلیلگران کسبوکار، مجریان و مشارکت‌کنندگان در فرایند، مدیران و توسعه‌دهندگان فنی و نرم‌افزاری و هم‌چنین تیم‌های بیرون سازمانی و مشاوران فراهم می‌کند.
و بلاخره در یک سطح ایده‌‌آل، BPMN به وسیلهٔ فراهم‌آوری جزئیات کافی و شفافیت در دنباله‌ای از فعالیت‌های کسبوکار پلی میان مقصود غایی فرایند و استقرار فرایند می‌سازد.
BPMN با هدف قرار دادنِ مجریان و دیگر ذینفعان فرایند و با یک نمایش بصری به دستیابی فهمی مشترک و یک درک سادهٔ بصری از گام‌ها و مراحل فرایند میان آن‌ها کمک می‌کند
سطوح مختلف استفاده از BPMN
مدلسازی فرآیند کسب و کار می‌تواند طیف وسیعی از نمودارهای سادهٔ دستی ترسیم شده تا موراد پیچیده‌تری با عناصر قابل ارتقایی شود که جزئیاتی متعدد برای یک استقرار موفق را فراهم می‌کند. در پیشرفته‌ترین حالت کار با BPMN باید توسط تحلیلگران معتبر انجام شود.
درست است که تبحر پیدا کردن در BPMN مستلزم صرف زمان و انرژی است اما ثمره‌اش دستیابی به درک و بهبودی عظیم است. نسخه ۲.۰ از BPMN که نسخهٔ تکمیل یافتهٔ نسخِ قبلی است با ارائه دادنِ یک مجموعه استانداردِ غنی از نمادها و علامت‌ها، اجازه می‌دهد جزئیات بیشتری در اختیار متخصصان قرار بگیرد.
ایدهٔ پشتِ مدیریت فرایندهای کسب و کار، ایجاد یک چرخهٔ بهبودِ مستمر است و نمودارهای BPMN در مراحل مختلفِ مدل سازی، پیاده سازی، اجرای فرایند، نظارت و بهینه سازی نقشی کلیدی در محقق شدن این هدف دارند.
زیر‌مدل‌هایِ یک دیاگرام BPMN
از دیاگرام‌های BPMN برای برقراری ارتباط با مخاطبان مختلفِ غیر‌فنی و فنی استفاده می‌شود. به همین سیاق زیرمدلها به مخاطبین گوناگون اجازه می‌دهد به راحتی تفاوت بین بخش‌های مختلف دیاگرام‌ها را متوجه شوند و ساده‌تر آنچه که برای‌شان مناسب است را انتخاب کنند. انواع زیر مدل‌ها عبارتند از:
- فرایندهای اختصاصی کسب وکار. فرایندهای اختصاصی مربوط به بخش‌های داخلی سازمان هستند و مرزبندی‌های جهانی و یا مرزبندی‌های سازمانی (Poolها) را قطع نمی‌کند.
- فرایندهای انتزاعی کسبوکار. این فرایند‌ها بین یک فرایند اختصاصی – داخلی و یک شرکت‌کننده یا فرایند دیگر رخ می‌دهند. فرایند انتزاعی نمایش‌گرِ فضای خارج از دنبالهٔ پیام‌هایی است که باید با فرایندهای اختصاصی تعامل داشته باشند. در عین حال این گونه از زیرمدلها نمایش‌گر فرایند داخلی – اختصاصی خود نیست.
- فرایندهای همکاری کسب و کار. فرایندهای همکاری، تعاملات بین دو یا چند موجودیت در کسبوکار را به نمایش می‌گذارند.
چند نکته برای ساده‌سازی کار با BPMN
- بطور واضح محدودهٔ فرایند از آغاز تا پایان را تعریف کنید.
- پیش از مدلسازی فرایند با استاندارد BPMN نقشه فرایندهای فعلی کسبوکار خود را ترسیم کنید تا نقاط ناکارآمد و مشکلات آن قابل شناسایی گردند.
- دیاگرام‌های BPMN باید در یک صفحه قابل نمایش باشند حتی اگر آن صفحه ابعادی در اندازهٔ یک پوستر بزرگ داشته باشد.
- جریان‌های توالی فرایند را به صورت افقی و جریان‌های داده و تعاملات را به صورت عمودی رسم کنید.
- برای ذینفعان مختلف فرایند بسته به سطح جزئیاتی که، به واسطهٔ نقش‌شان در فرایند، نیاز دارند؛ نسخه‌های متفاوتی از دیاگرام فرایند را آماده کنید.
- BPMN برای مدلسازی ساختار سازمانی، ساختار نقص‌های عملکردی (FBS) یا مدل‌های جریان داده مناسب نیست. اگرچه BPMN برخی جریان‌های اطلاعاتی را در فرایندهای کسبوکار به نمایش می‌گذارد ولی در ذات خود یک نمودار جریان داده (DFD) نیست.
توصیه‌هایی برای ساده‌سازی کار با BPMN
